Panduan
Pengurusan risiko projek Malaysia — cara mengira dan mengawalnya
Daftar risiko yang berwarna-warni tidak membantu sesiapa. Nombor yang boleh dibawa ke perbincangan belanjawan, membantu.
Kebanyakan daftar risiko dalam organisasi diisi sekali pada permulaan projek, diberi warna merah, kuning dan hijau, kemudian tidak disentuh lagi. Daftar sebegitu mengukur suasana mesyuarat permulaan, bukan risiko projek.
Halaman ini menerangkan cara menukar senarai risiko kepada satu angka yang boleh dipertahankan dalam perbincangan belanjawan — dan di mana angka itu menyesatkan.
Menulis risiko supaya ia boleh diukur
Risiko ditulis sebagai sebab dan kesan, bukan sebagai topik. "Cuaca" bukan risiko. "Monsun melewatkan kerja luaran, menolak penyerahan melepasi tarikh kontrak" ialah risiko, dan hanya yang kedua boleh diberi nilai impak.
Setiap risiko memerlukan pemilik yang benar-benar boleh bertindak. Daftar yang dimiliki oleh pengurus projek sahaja ialah senarai. Daftar yang setiap barisnya mempunyai orang yang boleh membelanjakan wang atau mengubah rancangan ialah kawalan.
Kebarangkalian dikemas kini apabila bukti tiba, bukan pada selang masa yang ditetapkan. Ketepatan melebihi jalur sepuluh peratus biasanya palsu — nilainya ada pada susunan keutamaan dan perbincangan, bukan pada tempat perpuluhan kedua.
Nilai jangkaan kewangan, dan perangkapnya
Nilai jangkaan kewangan — expected monetary value, EMV — ialah kebarangkalian didarab dengan impak. Kemungkinan 40% bagi lebihan kos RM120,000 membawa jangkaan kos RM48,000.
Menjumlahkan EMV merentas daftar memberikan satu angka yang boleh dibawa ke perbincangan belanjawan, dan bukan sekadar warna.
Ancaman bernilai negatif dan peluang bernilai positif. Daftar yang hanya merekodkan ancaman akan sentiasa melebihkan kontingensi yang diperlukan, kerana kes yang menguntungkan itu nyata tetapi tidak pernah ditulis.
Kontingensi yang bertahan dalam mesyuarat belanjawan
Kontingensi yang dipertahankan sebagai angka biasanya dipotong. Kontingensi yang dipertahankan sebagai kebarangkalian biasanya tidak.
"Sepuluh peratus kerana kita sentiasa tambah sepuluh peratus" menjemput rundingan. "Angka ini membawa kita daripada kemungkinan seimbang kepada keyakinan kira-kira 95%" ialah perbualan yang berbeza, kerana memotongnya menjadi keputusan jelas untuk menerima risiko.
Simpan kontingensi secara berasingan dan kelihatan, bukan dibantalkan ke dalam setiap baris. Bantalan tersembunyi dibelanjakan secara senyap dan awal, dan selepas itu tiada siapa dapat membezakan sama ada anggaran yang salah atau penimbal yang sudah habis.
Tetapkan siapa yang melepaskan kontingensi dan atas dasar apa, sebelum projek bermula. Kontingensi tanpa peraturan pelepasan dianggap sebagai belanjawan oleh semua orang yang dapat melihatnya.
Daftar risiko dalam amalan
Dalam latihan dalaman kami, sesi risiko dijalankan ke atas projek anda sendiri, bukan kajian kes. Pasukan menulis semula beberapa risiko sedia ada sebagai sebab dan kesan, memberikan pemilik, dan mengira EMV untuk daftar tersebut.
Hasil yang paling kerap berlaku bukan daftar yang lebih panjang — sebaliknya daftar yang lebih pendek dengan angka di belakangnya, kerana kebanyakan baris asal ternyata topik dan bukan risiko.
Ia disampaikan di premis anda, dua hingga tiga hari, dikenakan bayaran mengikut hari latihan. Boleh dituntut melalui HRD Corp apabila penyedia dan kursus berdaftar dan geran diluluskan sebelum penyampaian.
Soalan lazim
›Apa itu EMV dalam pengurusan risiko?
Kebarangkalian didarab dengan impak. Ia menukar risiko kepada satu angka yang boleh dijumlahkan, dibandingkan dan dimasukkan ke dalam belanjawan.
Ia nilai jangkaan dalam erti kata statistik — purata merentas banyak kemungkinan — bukan ramalan apa yang akan berlaku pada projek anda.
›Bagaimana menentukan kebarangkalian sesuatu risiko?
Daripada bukti jika ada: berapa kerap perkara ini berlaku pada kerja lepas yang serupa. Daripada pertimbangan pasukan jika tiada.
Jalur sepuluh peratus sudah memadai. Ketepatan melebihi itu memberi rupa kepastian yang tidak wujud.
›Patutkah kontingensi sama dengan jumlah EMV?
Ia titik permulaan yang munasabah untuk daftar yang mengandungi banyak risiko kecil hingga sederhana, dan jauh lebih baik daripada peratusan rata yang dipilih kerana nombornya bulat.
Laraskan mengikut bentuk daftar. Satu risiko besar berkebarangkalian rendah akan memesongkan jumlah, dan risiko itu biasanya memerlukan pelan, bukan peruntukan.
›Apa beza kontingensi dengan rizab pengurusan?
Kontingensi menampung risiko yang telah anda kenal pasti. Rizab pengurusan menampung yang tidak dikenal pasti.
Keduanya bukan untuk tujuan yang sama dan tidak boleh ditukar ganti.
›Adakah ini sesuai untuk projek kecil?
Daftar penuh jarang berbaloi untuk projek pendek. Naluri yang sama lebih baik dilayani dengan semakan mingguan: apa yang siap berbanding apa yang dijanjikan.
Disiplin ini mula berbaloi apabila projek cukup panjang untuk sesuatu aliran bermakna.
Kursus berkaitan
Latihan pengurusan projek dalaman untuk pasukan anda
Dua hingga tiga hari di premis anda, dikenakan bayaran mengikut hari latihan dan bukan mengikut orang. Beritahu kami saiz pasukan dan jangka masa anda, dan kami kembalikan kadar harian, bentuk kursus yang sesuai, dan cara menuntutnya melalui HRD Corp.