Panduan
Pengurusan projek — panduan lengkap untuk pasukan di Malaysia
Apa itu pengurusan projek, bagaimana ia berfungsi dalam amalan, dan apa yang benar-benar menentukan sama ada sesuatu projek siap pada masanya.
Kebanyakan orang yang menguruskan projek di Malaysia tidak pernah dilatih untuk berbuat demikian. Mereka jurutera yang baik, penganalisis yang baik, atau pengurus akaun yang baik — dan ganjaran kerana menjadi baik ialah sebuah projek. Selepas itu, mereka belajar sambil bekerja.
Panduan ini menerangkan apa itu pengurusan projek, lima fasa yang membentuknya, kemahiran yang paling kerap menjadi kekurangan, dan bagaimana syarikat di Malaysia membiayai latihan untuk pasukan mereka. Ia ditulis untuk orang yang sudah pun menguruskan projek, bukan untuk pelajar.
Apa itu pengurusan projek
Pengurusan projek ialah disiplin merancang, melaksana dan menutup sesuatu kerja yang mempunyai permulaan, pengakhiran dan hasil yang ditetapkan. Perbezaannya dengan operasi harian mudah: operasi berulang, projek tamat.
Tiga kekangan menentukan setiap projek — skop, masa dan kos. Mengubah satu akan menggerakkan yang lain. Menambah skop tanpa menambah masa atau kos bermakna sesuatu yang lain mesti berkurangan, dan biasanya yang berkurangan ialah kualiti, kerana itulah satu-satunya yang tidak ditulis dalam jadual.
Tugas pengurus projek bukan melakukan kerja teknikal. Tugasnya ialah memastikan keputusan dibuat tepat pada masanya, risiko dikenal pasti sebelum ia berlaku, dan setiap orang tahu apa yang mereka perlu siapkan dan bila.
Lima fasa pengurusan projek
Hampir semua rangka kerja pengurusan projek — termasuk PMBOK daripada Project Management Institute — menggunakan lima kumpulan proses yang sama.
Permulaan. Projek ditakrifkan dan diluluskan: apa masalahnya, siapa penaja, dan apakah hasil yang dikira berjaya. Kebanyakan projek yang gagal sudah pun bermasalah di sini, kerana tiada siapa yang menulis maksud "siap".
Perancangan. Skop dipecahkan kepada kerja, kerja dianggarkan, jadual dibina dan risiko disenaraikan. Ini fasa yang paling kerap dipotong apabila tarikh sudah ditetapkan, dan pemotongan itu hampir selalu dibayar semula dengan lebih mahal kemudian.
Pelaksanaan. Kerja dijalankan. Peranan pengurus projek di sini ialah menyingkirkan halangan dan melindungi pasukan daripada perubahan yang tidak diluluskan.
Pemantauan dan kawalan. Kemajuan sebenar dibandingkan dengan rancangan, dan perbezaan ditangani semasa ia masih kecil. Ini berjalan serentak dengan pelaksanaan, bukan selepasnya.
Penutupan. Hasil diserahkan, penerimaan ditandatangani, dan pengajaran direkodkan. Fasa ini paling kerap diabaikan, dan itulah sebabnya organisasi mengulangi kesilapan yang sama.
| Fasa | Soalan utama | Kesilapan biasa |
|---|---|---|
| Permulaan | Apa yang dikira berjaya? | Tiada takrif "siap" yang bertulis |
| Perancangan | Berapa lama dan berapa kos? | Usaha dicatat sebagai tempoh |
| Pelaksanaan | Apa yang menghalang pasukan? | Perubahan diterima tanpa kelulusan |
| Pemantauan | Adakah kita masih mengikut rancangan? | Laporan hijau sehingga hari akhir |
| Penutupan | Siapa menerima hasil ini? | Pengajaran tidak direkodkan |
Kemahiran yang paling kerap menjadi kekurangan
Dalam pengalaman di lapangan, jurang yang paling kerap bukan pengetahuan tentang metodologi. Ia tiga perkara yang lebih asas.
Menetapkan skop kerja yang belum ditakrifkan. Ramai pengurus projek menerima arahan yang kabur dan mula bekerja, kemudian mendapati enam minggu kemudian bahawa dua pihak memahami perkara yang berbeza.
Menganggar dengan jujur. Kesilapan paling mahal ialah mencatat usaha sebagai tempoh — "tiga hari kerja" menjadi tiga hari dalam jadual, sedangkan orang yang melakukannya juga mempunyai kerja harian lain, dan tiga hari usaha mengambil masa dua minggu kalendar.
Membangkitkan masalah tanpa merosakkan hubungan. Tarikh yang berisiko perlu dibangkitkan semasa pilihan masih ada, bukan pada bulan ia jatuh. Ini lebih kepada budaya daripada teknik, dan ia berubah apabila seluruh pasukan menggunakan format laporan yang sama.
Ketiga-tiganya bertambah baik apabila satu pasukan belajar bersama, kerana semua orang di dalam bilik itu bersetuju dengan cara yang sama dan saling bertanggungjawab selepas itu.
Latihan pengurusan projek di Malaysia
Terdapat dua sistem kelayakan yang berasingan di Malaysia, dan kebanyakan halaman hanya menerangkan satu.
Project Management Institute (PMI) mengeluarkan PMP dan CAPM. Kelayakan ini milik individu, diiktiraf di seluruh dunia, dan memerlukan pengalaman serta jam latihan tertentu sebelum peperiksaan.
CIDB — Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan — menjalankan laluan kompetensi pembinaannya sendiri, dan mata CCD yang dikumpul adalah penting untuk memperbaharui lesen kontraktor. Itu pembelian pematuhan, bukan pilihan.
Dari segi pembiayaan, majikan yang mempunyai sepuluh atau lebih pekerja Malaysia membayar levi HRD Corp sebanyak 1% daripada gaji bulanan. Baki levi yang tidak digunakan dilucuthakkan selepas dua tahun, dan baki di bawah RM10,000 dikecualikan — bermakna syarikat dengan bilangan pekerja yang besar yang paling terdedah.
Latihan dalaman — di premis anda, untuk pasukan anda — dikenakan bayaran mengikut hari latihan dan bukan mengikut orang. Itu sebabnya kos setiap orang menurun apabila kumpulan bertambah besar.
Soalan lazim
›Apa beza pengurusan projek dengan pengurusan operasi?
Projek mempunyai permulaan, pengakhiran dan hasil yang ditetapkan. Operasi berulang tanpa tarikh tamat.
Kemahiran bertindih, tetapi ukurannya berbeza: operasi diukur dengan kecekapan berterusan, projek diukur dengan penyampaian pada skop, masa dan kos yang dipersetujui.
›Perlukah saya mengambil sijil untuk menguruskan projek?
Tidak semestinya. Sijil membuktikan seseorang individu memahami sesuatu badan pengetahuan, dan ia diperlukan apabila pelanggan, tender atau skim perkhidmatan menetapkannya.
Jika masalah sebenar ialah satu pasukan menguruskan projek dengan cara yang berbeza-beza, sijil untuk seorang tidak menyelesaikannya. Amalan kerja yang dikongsi bersama yang menyelesaikannya.
›Berapa lama latihan pengurusan projek biasanya mengambil masa?
Latihan amali dalaman biasanya dua hingga tiga hari. Persediaan peperiksaan PMP pula lima hari, kerana PMI menetapkan 35 jam latihan sebagai syarat permohonan.
Dua hari dan lima hari ialah produk yang berbeza untuk tujuan yang berbeza, bukan versi panjang dan pendek bagi perkara yang sama.
›Adakah latihan pengurusan projek boleh dituntut melalui HRD Corp?
Boleh, apabila penyedia dan kursus tersebut berdaftar dengan HRD Corp dan majikan memohon geran sebelum latihan dijalankan.
Permohonan mesti diluluskan terlebih dahulu. Baki levi yang ditemui pada minggu terakhir tahun kewangan selalunya sudah terlambat untuk digunakan dengan betul.
›Apakah tiga kekangan dalam pengurusan projek?
Skop, masa dan kos. Mengubah satu akan menggerakkan sekurang-kurangnya satu yang lain.
Kualiti sering disebut sebagai kekangan keempat, tetapi dalam amalan ia yang terjejas apabila ketiga-tiga yang lain ditetapkan dan sesuatu perlu mengalah.
Latihan pengurusan projek dalaman untuk pasukan anda
Dua hingga tiga hari di premis anda, dikenakan bayaran mengikut hari latihan dan bukan mengikut orang. Beritahu kami saiz pasukan dan jangka masa anda, dan kami kembalikan kadar harian, bentuk kursus yang sesuai, dan cara menuntutnya melalui HRD Corp.